Comment bien prendre un RENDEZ VOUS par téléphone ?

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Comment bien prendre un RENDEZ VOUS par téléphone ?

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Comment bien prendre un RENDEZ VOUS par téléphone ?

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Comment bien prendre un rendez-vous par téléphone ?

A l’heure des réseaux sociaux, du social selling, le téléphone est un média à ne pas négliger, dans un environnement BtoB. En effet, on trouve encore un téléphone sur chaque bureau ; et encore plus avec l’arrivée des smartphones, tout le monde en a dans sa poche. Le téléphone est un meilleur moyen pour avoir une conversation rapide, personnalisée, efficace et privée. Et enfin, grâce à Internet, il est plus facile d’accéder à une information qualifiée pour préparer ses appels.

Comment préparer un bon argument pour décrocher des rendez-vous par téléphone ?

Dans un environnement des BtoB, la prise de rendez-vous par téléphone est un exercice qui demande une préparation complète et de la technique. En effet, pour décrocher un rendez-vous, vous devez proposer une structure d’argumentaire type, simplissime et réplicable. L’objectif est d’obtenir un rendez-vous, en quelques phrases, sans y passer trop de temps et en dépensant très peu d’énergie.

Voici ainsi les étapes à suivre pour réussir à décrocher un rendez-vous par téléphone :

  • Etape 1 : Présentation standard 
  • Comment bien se présenter ?

Commencez à faire votre présentation très simplement, c’est-à-dire donner votre nom et prénom. Il faut toujours parler au présent et on évite de répondre aux questions que l’on ne nous a pas posées. Pour mieux illustrer cette présentation, voici un exemple : « Bonjour, je suis Kevin DULAC, de la société DUCHMOLL. Je souhaite parler à Mme Christine VISON. C’est bien votre directrice informatique ? Vous pouvez me la passer ! »

  • Comment répondre à la question sur la raison de votre appel ?

Pour cette étape, vous devez dire une phrase de ce genre : « C’est la société DUCHMOLL ! Cela concerne la sécurité informatique de l’entreprise… Vous pouvez me passer Mme Vison ! »

Il faut toujours répondre sur le ton de l’évidence. En effet, il est normal d’avoir Madame Vison en ligne, car vous êtes un porteur d’un sujet qui la concerne uniquement. Le sujet doit être court et neutre. Evitez de vous prêter à la discussion. Ainsi, il faut bannir la phrase suivante : « C’est pour prendre rendez-vous avec elle ».

En effet, vous devez terminer votre phrase par une question qui a l’intonation d’une invitation. Par exemple : « Vous pouvez me la passer ! ». Sachez que les gens ont tendance à répondre aux questions qu’on leur pose et à oublier celles qu’ils ont posé.

  • Que faire si la secrétaire insiste ?

Si la secrétaire fait bien son travail et insiste sur la raison de votre appel, alors faites un léger développement de l’objet en ajoutant un élément de personnalisation. Exemple : « DUCHMOLL est depuis plusieurs années l’interlocuteur privilégié des sociétés pharmaceutiques en matière de sécurité informatique. J’ai simplement besoin de faire le point avec elle à ce sujet. Vous pouvez me la passer ! »

Evitez de dépenser plus d’énergie. En effet, si vous ne parvenez pas à passer, il faut privilégier un rappel. Exemple : « Ecoutez, elle est certainement très occupée actuellement, je la rappelle dans la semaine. »

  • Que faire si la personne que vous demandez est absente ou n’est pas disponible ?

Dans ce cas, il suffit de poser la question suivante : « A quel moment me conseillez-vous de la rappeler ? ». Attention, il ne faut pas passer du temps sur cette étape. En effet, on peut même l’oublier. Souvent, la personne que vous cherchez à joindre à un emploi du temps chargé, mais qui change tout le temps. Il se peut que ce qu’on vous annonce aujourd’hui ne soit plus vrai demain.Ne vous faites pas non plus avoir par les réponses du type : « Rappelez après 19h, ou avant 8h, elle est plus disponible ». En effet, certes elle est plus disponible à cette heure-là, cependant elle n’est pas là généralement, ou bien il n’y a plus personne au secrétariat. Ce qu’il faut faire c’est répondre dans ce genre : « Dans ce cas, je la rappelle dans la semaine » ; ou bien « Dans ce cas, je la rappelle un peu plus tard ».

  • L’étape 2 : Présentation interlocuteur

Si vous arrivez à cette étape, c’est que le plus dur est fait !

  • Commencez toujours à faire votre présentation

« Bonjour Mme VISON, je suis Kevin DULAC, de la société DUCHMOLL. Je souhaite m’entretenir avec la directrice informatique, c’est bien vous… Parfait ! »

En effet, vous devez à nouveau vous présenter, car votre interlocuteur n’a pas assisté à la première partie de l’entretien. Assurez-vous qu’il s’agit bien de la bonne interlocutrice. Il faut aussi rester sur le ton de la conversation, du dialogue. Ainsi, évitez la question du genre : « C’est bien vous LA décisionnaire ? » ou « LA responsable ? »

  • L’étape 3 : l’objet de votre appel

Une fois que vous arriviez à cette étape, c’est que tout déroule bien. Il n’y a plus de temps à perdre. Toutefois, évitez la question : « Vous avez une minute à m’accorder ? », car vous aurez plus de chance de vous voir raccompagner à la porte. En effet, si votre interlocutrice n’est pas disponible, elle va vous le dire tout de suite.

Répétez tout simplement l’objet de l’appel que vous avez énoncé à la secrétaire. Ce serait, en effet, plus cohérent ! L’objectif c’est de faire passer le message suivant en une phrase : « voilà pourquoi ça vous concerne et c’est important de continuer à m’écouter. »

« DUCHMOLL est depuis plusieurs années l’interlocuteur privilégié des sociétés pharmaceutiques en matière de sécurité informatique. C’est bien vous qui êtes concernée par le sujet ? »

Restez toujours sur le ton de l’évidence. En effet, la validation est légère : « c’est bien vous qui êtes concerné par le sujet ? » N’attendez pas une réponse à cette question, car derrière le point d’interrogation, il y a une phrase silencieuse et implicite : « n’est-ce pas ! »

  • L’étape 4 : l’argumentation

Il faut tout simple parler de votre actualité. « Nous venons de lancer une nouvelle solution qui permet d’identifier rapidement les points de vulnérabilité du réseau informatique de l’entreprise, et ainsi de pouvoir les corriger sans attendre. » Pour cette étape, il suffit d’annoncer la nouvelle, car ce n’est pas le moment pour en dire plus.

  • L’étape 5 : la proposition

« Ce que je vous propose, c’est de pouvoir vous en parler plus en détail à l’occasion d’un rendez-vous. Quand peut-on se rencontrer ? Cette semaine, c’est possible pour vous ? » En effet, la question n’est pas de savoir si vous devez vous rencontrer ou pas. Il est évident que la rencontre doit se faire, la question qu’il faut poser c’est quand pouvez-vous vous rencontrer. Il faut laisser la priorité à votre interlocutrice. Ainsi, si elle n’est disponible que la semaine prochaine, fixez un rendez-vous pour la semaine prochaine et réorganisez votre agenda en conséquence. Dans tous les cas, il est plus facile de déplacer un rendez-vous que de prendre un rendez-vous.

  • L’étape 6 : prendre congés

« J’ai bien noté que nous nous rencontrons mercredi 19 mars à 15h, au 15 rue de la Liberté. Je vous le reconfirme immédiatement par email. En attendant je vous remercie pour votre accueil, et je vous souhaite une très bonne journée. »

Comment faire une bonne prospection téléphonique ?

Comment faire une bonne prospection téléphonique ?

La prospection téléphonique fait référence à une activité de prospection par téléphone. Il s’agit d’une action de télémarketing. La prospection téléphonique peut s’effectuer dans un centre d’appels, dans lequel travaillent de nombreux téléopérateurs qu’on appelle également téléprospecteurs, téléacteurs, télévendeurs ou encore prospecteurs téléphoniques. Cette activité peut également être effectuée à domicile en tant que téléprospecteur indépendant, ou dans un service intégré au sein de la société.

Dans la plupart des cas, la prospection téléphonique est mise en place par les entreprises dans le but de conclure de nouvelles entrevues commerciales ou de qualifier des prospects sur un fichier. Ainsi, dans le processus de vente, les téléprospecteurs interviennent avant les commerciaux. A noter que les entreprises délocalisent le plus souvent les opérations de prospection téléphonique de grande envergure. Dans ce cas, des centres d’appels offshore prennent en charge les missions.

la prospection téléphonique à Madagascar

Pourquoi faire de la prospection téléphonique ?

La prospection téléphonique permet d’accroître le nombre potentiel de clients. Elle permet également de détecter les besoins du marché et mettre à jour les informations de la base de données.

La prospection téléphonique permet aussi d’améliorer la fidélité des clients en les contactant régulièrement. En effet, l’un des objectifs de la prospection téléphonique est de rester proche des clients afin d’anticiper leurs besoins.

En somme, la prospection téléphonique est une des actions de marketing direct les plus puissantes et performantes. En effet, elle donne un accès direct aux réactions instantanées des clients, permettant ainsi d’influencer directement leur décision ou leur comportement face à une offre.

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Comment prospecter par téléphonique ?

Avant de se lancer dans une mission de prospection téléphonique, il convient de constituer, en premier lieu, un fichier prospect qualifié. Ce dernier doit contenir des données et informations à jour tel que le numéro de téléphone, l’interlocuteur principal, l’adresse, etc. Si vous achetez ce type de fichier, il est conseillé de bien vérifier que toutes ces données sont bel et bien qualifiées. En effet, pour bien débuter une campagne, il faut un bon fichier prospect, complet et qualifié.

Afin d’éviter une perte de temps, il faut aussi planifier les appels. Pour cela, vous devez segmenter le marché, selon les cibles à contacter et leur disponibilité. Vous devez ensuite segmenter le fichier prospect, selon la localisation des contacts. Cette méthode permet de s’attaquer à chaque secteur et chaque cible petit à petit, d’une manière structurée et réfléchie.

Avant de vous lancer dans une prospection téléphonique, il convient également de bien préparer le discours. En effet, il est essentiel de bien préparer le script d’appel ou d’un argumentaire téléphonique. Cela vous permettra d’anticiper les différentes réactions et objections de vos interlocuteurs, mais aussi d’avoir une directivité totale sur le déroulé des entretiens, et donc de votre réussite.

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Comment réussir une téléprospection ?

Pour optimiser les chances de succès, voici quelques conseils de base vous permettant de réussir la mission.

  • Travailler votre voix. En effet, pour que votre interlocuteur vous écoute, votre voix doit être agréable, rassurante, compréhensive, sûre d’elle et sincère.
  • La confiance en soi est important, car pour convaincre quelqu’un  vous devez avant tout avoir confiance en vous.
  • Soyez naturel lorsque vous appelez un nouveau client potentiel. Il est conseillé de l’appeler par son prénom suivi de son nom. Et surtout, demandez-lui si vous ne le dérangez pas. Cela permet de développer une relation privilégiée avec lui.
  • Préparez bien votre argumentaire et soyez aussi à l’écoute de vos destinataires.
  • Sachez aussi identifier les signes d’intérêts et évitez de dénigrer le prospect. En effet, pour que la prospection téléphonique soit une réussite, vous devez réussir à convaincre les prospects que l’offre que vous vendez correspond à leurs besoins.